Privacidad de Documentos en el CRM: Controla Quién Accede a Tus Archivos (Labs)
🔐 Privacidad en fase Labs: mucho más que enviar un PDF por email
La seguridad de los documentos que compartes con tus clientes dice mucho de tu negocio. Por eso, presentamos la nueva función de privacidad y control de acceso para documentos en el CRM, disponible en fase Labs (preview). Para activarla, solo debes ir a Settings → Labs y habilitar la opción. Una vez activa, podrás controlar de forma granular quién ve cada archivo que compartes desde el panel de contacto.
🧩 Cuatro modos de acceso para cada tipo de documento
Esta función introduce cuatro modos de acceso configurables al generar un link de documento:
1) Link público: cualquier persona con el enlace puede abrir el documento. Útil para materiales no sensibles, como guías o recursos generales.
2) Link privado: solo los usuarios autorizados del CRM pueden acceder. Es la opción ideal para contratos internos, propuestas en borrador o documentos que no deben salir de tu equipo.
3) Link con código OTP: el contacto recibe un código de un solo uso en su email para verificar el acceso. Así confirmas que quien abre el documento es realmente la persona correcta.
4) Link con contraseña: el archivo queda protegido con un passcode definido por el usuario. Puedes compartir la contraseña por un canal separado para añadir una capa extra de seguridad.
Por defecto, todos los nuevos enlaces se crean como privados (solo usuarios del CRM), reduciendo el riesgo de compartir algo sensible por error.
🛡️ Controles avanzados: expiración, descargas y auditoría
Además de los modos de acceso, cada enlace cuenta con una fecha de expiración configurable. Puedes definir que un contrato caduque en 7 días o que una propuesta solo sea accesible hasta el cierre de una campaña, alineando la seguridad con tus procesos comerciales.
También dispones de la opción para permitir o restringir la descarga del documento. Así puedes decidir si el cliente solo visualiza online o si puede guardar una copia local, algo clave cuando gestionas información confidencial o versiones controladas.
Finalmente, cada documento incorpora un historial de acceso y auditoría que registra quién abrió qué y cuándo. Esta trazabilidad no solo mejora la seguridad, sino que también aporta contexto comercial: saber si un cliente abrió una propuesta antes de una reunión puede ayudarte a preparar mejor tu siguiente movimiento.
Activar esta función en Labs te permite adelantarte a las exigencias de privacidad que ya marcan tendencia en el mundo CRM, y reforzar la confianza que tus clientes depositan en tu marca.
